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Circular del SAREN que establece requisitos y funciones notariales en «Actuaciones fuera del recinto»

¿Qué establece la circular?
La Dirección General del Servicio Autónomo de Registros y Notarias a través de una circular informativa de carácter obligatorio, emitida el 18/11/2022, estableció los requisitos y lineamientos para el trámite de solicitudes ante el SAREN que se ejecuten con el traslado de la notaría y se materialicen en acta notarial, es decir, de “actuaciones fuera del recinto” en materia no contenciosa de conformidad con el artículo 87 de la Ley de Registros y Notarías vigente.

Reitera la naturaleza y características de las funciones notariales ejercidas fuera del recinto, al referirse al artículo 80 de Ley de Registros y Notarías, en el que se establece que las mencionadas actuaciones se limitan a comprobar a solicitud de parte interesada, hechos, sucesos o situaciones que ocurran en presencia del funcionario, dejando constancia de ello en el acta notarial respectiva, y actuado solo en el territorio asignado previamente por ley, como elemento determinante de su competencia.

¿Cuáles son los requisitos y “actuaciones fuera del recinto” contempladas en la circular?

La circular desarrolla una revisión de las solicitudes que pueden ser tramitadas bajo las circunstancias antes señaladas, estableciendo también, los requisitos necesarios para su validez, estos son:

Inspección Extrajudicial:

  • Presentación de escrito fundamentado legalmente y consignado por quien ostente la cualidad respectiva para ello, según sea el caso.
  • No podrán efectuarse con la finalidad de dejar constancia de destrucción de fármacos, armamentos o alimentos; certificación del contenido de actas de asambleas, documentos de carácter privado o aquellos que sean de carácter público o auténtico; tampoco podrán acreditar condiciones de dominio, posesión sobre una propiedad; circunstancias o hechos pasados, ni ser utilizadas para el ingreso a otras instituciones públicas sin causa que lo justifique.

Notificaciones personales:

  • Presentación de escrito fundamentado legalmente y consignado por quien ostente la cualidad respectiva para ello, según sea el caso.
  • Notificación formal y cierta dirigida a la persona a notificar.
  • No podrán efectuarse notificaciones producto de la celebración de un contrato privado, por considerar incorrecto convalidar la apariencia legal de un contrato no autenticado.

Realización de sorteos:

  • Escrito contentivo de la solicitud del sorteo.
  • Documento de propiedad del bien objeto de sorteo.
  • Acta constitutiva de la persona jurídica que se trate y su última modificación.
  • Autorización del órgano competente en materia de defensa de derechos socioeconómicos, de acuerdo a la legislación aplicable.
  • Autorización de SUDEBAN en los caso de sorteos realizados por instituciones bancarias.

Sorteos de lotería:

  • Acta constitutiva de la persona jurídica que se trate y su última modificación.
  • Autorización del órgano competente en la materia.
  • Inscripción ante el Instituto Autónomo de Beneficencia Pública y Asistencia Social del Estado.
  • Certificación del software o las esféricas por parte de SENCAMER
Ninguno de los actos señalados podrá tramitarse sin autorización por parte de la Dirección del Notariado.
Por último, se indica que en los casos de celebraciones de asambleas, el funcionario notarial deberá limitarse a presenciar su realización, verificar las convocatoria y cualidades de los asistentes, así como dejar constancia en el acta notarial de las circunstancias correspondientes, pero no podrá certificar o autenticar el contenido del Acta de Asamblea, para lo cual solo es procedente la inscripción o protocolización en el registro competente.
ASLEG Abogados te informa y asesora para tramitar tus solicitudes ante los distintos órganos y entes de la Administración Pública, bajo los parámetros establecidos en la actualidad, indispensables para la validez de tus actuaciones.
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