En publicaciones anteriores hemos abordado el tema de la morosidad en los condominios, especialmente desde la perspectiva de las herramientas y mecanismos que los administradores y juntas de condominio pueden aplicar en el día a día para responder a la pregunta: ¿qué hacer cuando los copropietarios no pagan los gastos comunes?
Sin embargo, más allá de las facultades propias del administrador para realizar gestiones de cobro, una vez vencidas las planillas de liquidación, en muchos casos estas acciones no resultan lo suficientemente persuasivas para lograr una recuperación efectiva de la deuda.
Esta realidad explica por qué, en la mayoría de los condominios de Venezuela, la morosidad es uno de los problemas que más afecta la cotidianidad. Cuando varios propietarios dejan de pagar sus cuotas, el condominio comienza a quedarse sin fondos para cubrir gastos esenciales: pago del personal, servicios básicos, mantenimiento de áreas comunes, reparaciones urgentes… con el tiempo, no solo se deteriora la calidad de vida de los vecinos, sino también el valor del inmueble en el mercado.
Antes de iniciar una demanda, existe un mecanismo más rápido, menos costoso y que, además, puede servir como antesala para ejercer acciones legales: la cobranza extrajudicial.
¿Qué es la cobranza extrajudicial?
Es el conjunto de gestiones que, antes de acudir a los tribunales, realiza la junta de condominio, el administrador o un tercero autorizado para lograr que el propietario moroso pague su deuda, evitando así la vía judicial.
Si bien la Ley de Propiedad Horizontal no menciona este término de manera expresa, sí reconoce el derecho de la comunidad a exigir el pago de las cuotas y a adoptar las medidas administrativas necesarias para su funcionamiento.
Cuando la comunicación directa y la mediación interna no generan resultados, y la situación comienza a complicarse, lo más recomendable es remitir el caso a un abogado. En esta etapa, el profesional puede realizar una cobranza extrajudicial formal, enviando notificaciones y comunicaciones persuasivas que inviten al deudor a establecer un acuerdo de pago y así evitar consecuencias legales más graves.
¿Cómo funciona?
La cobranza extrajudicial suele ser subestimada por quienes mantienen una condición de morosidad sin justificación. Muchos asumen que se trata simplemente de una gestión más, similar a la que realiza la administración, y que, dado lo costoso que puede resultar un juicio, esta actuación por parte de un abogado no tendrá mayor impacto.
Sin embargo, nuestra experiencia demuestra que es fundamental cambiar esa percepción: la cobranza extrajudicial no debe verse como un trámite más, sino como un paso previo y necesario antes de demandar (a pesar de que la ley no lo exija expresamente y baste la fuerza ejecutiva de las planillas de liquidación). En esta etapa se pueden verificar, corregir y correlacionar todos los aspectos administrativos y legales para que, en caso de iniciar una demanda por cobro de bolívares (vía ejecutiva), esta sea procedente.
Enfocar la cobranza extrajudicial desde esta perspectiva permite dar mayor organización y formalidad al proceso, lo que no solo incrementa la disposición al pago por parte del deudor, sino que además transmite la idea de que se trata de un procedimiento serio y con consecuencias reales, aumentando así su poder persuasivo.
Etapas más comunes de la cobranza extrajudicial
- Verificación de la documentación legal y de la deuda
Se revisa cuidadosamente toda la información que respalda la obligación de pago: actas de asambleas, acuerdos de la junta de condominio, estados de cuenta, planillas de liquidación de gastos comunes y registros contables. El objetivo es confirmar el monto exacto adeudado y asegurar que la documentación esté en orden para que, si es necesario, pueda ser utilizada en un eventual proceso judicial. - Notificación formal
Se entrega al propietario moroso una comunicación escrita (carta, acta o notificación formal) en la que se detallan el monto de la deuda, el concepto y el plazo para efectuar el pago. Esta notificación marca el inicio formal del procedimiento extrajudicial. - Seguimiento constante
Se realizan recordatorios periódicos mediante llamadas, correos electrónicos o mensajería instantánea, siempre manteniendo un tono respetuoso y profesional. La constancia en el seguimiento es clave para reforzar la seriedad del proceso. - Propuesta de convenio de pago
Cuando la deuda es considerable, se ofrece la posibilidad de suscribir un acuerdo que permita fraccionar el monto adeudado. Este convenio debe formalizarse por escrito, firmado por ambas partes, y establecer claramente los plazos, condiciones y consecuencias en caso de incumplimiento. - Advertencia final
Si el deudor no responde, se emite una última comunicación, advirtiendo que el caso será remitido a cobro judicial. Para reforzar esta etapa, puede levantarse un acta en la que se deje constancia de la negativa o falta de respuesta, la cual servirá como respaldo en la vía judicial.
El desarrollo de estas etapas está condicionado a la reacción o comportamiento del propietario moroso una vez inicie la gestión de cobranza.
Errores que se deben evitar en la cobranza extrajudicial
Aunque la cobranza extrajudicial es una herramienta poderosa, su efectividad puede verse seriamente afectada si se incurre en prácticas inadecuadas. Algunos errores comunes que deben evitarse son:
- Usar un tono de hostigamiento o acoso
Adoptar un lenguaje amenazante, intimidatorio o irrespetuoso no solo puede generar resistencia en el deudor, sino que incluso podría acarrear consecuencias legales en contra de la comunidad o del abogado. - Cobrar sin respaldo documental claro
Iniciar gestiones sin contar con actas, estados de cuenta, planillas de liquidación y demás soportes formales es un error grave. La falta de documentación debilita la posición del acreedor y puede dejar sin sustento una eventual demanda. - No dejar constancia escrita de cada gestión
Es fundamental registrar todas las comunicaciones y actuaciones realizadas, ya que estos registros pueden convertirse en pruebas clave si se llega a la vía judicial.
Además, el desarrollo de la gestión no puede limitarse a llamar al deudor para exigirle el pago bajo la amenaza de un juicio, ni a enviar notificaciones escritas sin darle la oportunidad de ser escuchado. Tampoco es recomendable exigir de forma inmediata el pago total de la deuda sin antes explorar opciones de negociación que permitan un acuerdo viable.
El abogado que asume la cobranza extrajudicial debe actuar con criterio propio, sin dejarse influenciar por los comentarios o juicios personales del administrador sobre el moroso. Prejuicios, opiniones negativas o animadversiones personales solo entorpecen la gestión y disminuyen su efectividad.
En definitiva, la cobranza extrajudicial debe desarrollarse con profesionalismo, objetividad y apertura al diálogo, combinando firmeza con disposición a encontrar soluciones que favorezcan el pago y, al mismo tiempo, mantengan la convivencia en la comunidad.
En Asleg Abogados, entendemos los desafíos que puede representar gestionar la morosidad en un condominio. Por eso, te acompañamos en cada paso y te brindamos las herramientas necesarias para facilitar este proceso. Contáctanos.
Por Asleg Abogados
Abog. Elea Mayela Valenzuela Coronado.